Vereniging Mediators Noord Holland
Huishoudelijk Reglement als bedoeld in artikel 12 van de staturten
Dit huishoudelijk reglement bevat aanvullingen op de statuten van de Vereniging Mediators Noord-Holland, bij verkorting aangeduid als VMNH en is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 12 juni 2003 en is herzien als hierna vermeld in de algemene ledenvergadering van 9 december 2004.
Artikel 1
Op artikel 3 van de statuten (lidmaatschap) heeft dit artikel de volgende aanvullende werking
- Aspirant leden kunnen als kennismaking met de VMNH deelnemen aan een van de bijeenkomsten van de vmnh. tegen voldoening van eventuele te maken kosten. Aspirant leden komen niet in aanmerking voor eventueel aan deze bijeenkomst verbonden PE punten of andere privileges welke aan de leden ten goede komen
- Mediators die niet voldoen aan het gestelde in artikel 3 lid 1 van de Statuten en menen wel voor toelating als lid in aanmerking te komen, dienen zich onder overlegging van bewijsstukken over opleiding en ervaring als mediator tot het bestuur van de VMNH te wenden, waarna artikel 3 lid 4 en artikel 3 lid 5 in werking zullen treden.
- Mediators geven, als zij zijn toegelaten als lid, bij hun aanmelding middels een bij het bestuur te verkrijgen formulier aan of en hoe zij op de website van de VMNH vermeld willen worden
- Wanneer een lidmaatschap in de loop van een jaar aanvangt dan geldt het volgende
· Bij aanmelding voor 1 oktober van het betreffende kalender jaar dient de volledige contributie te worden voldaan
· Bij aanmelding na 1 oktober van het betreffende kalender jaar dient 50% van de volledige contributie te worden voldaan
· Bij aanmelding na 1 december van het betreffende kalenderjaar wordt het lidmaatschap geacht in te gaan in het jaar erop volgend
· Jaarlijks wordt door de ledenvergadering bepaald of collectieve aansluiting bij de Nederlandse Mediators vereniging wordt voortgezet. Leden van de VMNH zijn in dat geval automatisch lid van de Nederlandse Mediatorvereniging. Echter wanneer men lid wordt van de VMNH n‡ 1 oktober van het lopende jaar, dan wordt men pas lid van de Nederlandse Mediatorvereniging met ingang van 1 januari van het daaropvolgende jaar.
e. De contributie moet door het lid worden voldaan binnen dertig dagen na de verzending van de contributienota. Indien het betreffende lid hier niet aan voldoet en de vereniging aanmaningen moet sturen, dan zal voor de eerste en tweede aanmaning administratiekosten respectievelijk administratiekosten en aanmaningskosten in rekening worden gebracht. De hoogte van deze kosten worden door het bestuur vastgesteld op voordracht van de penningmeester. De administratiekosten worden hierbij vastgesteld op minimaal € 5 per aanmaning. Onder aanmaningskosten zijn niet begrepen de kosten van incasso indien het lid ondanks de eerder gedane aanmaningen geen betaling aan de Vereniging heeft gedaan.
Artikel 2
Op Artikel 5 van de statuten (rechten en verplichtingen leden) heeft dit artikel de volgende aanvullende werking:
· Gedragscode 1.
> Alle activiteiten van leden naar buiten toe onder de vlag van de VMNH:
1. Dienen toestemming te hebben van het bestuur
2. Vinden plaats in samenwerking met een aan te wijzen bestuurslid
3. Vinden plaats nadat er een oproep is gedaan onder alle leden. Zo krijgen alle andere belangstellende leden de gelegenheid mee te doen
· Gedragscode 2
> Als een telefoonnummer van een van de (bestuurs)leden namens de vereniging gepubliceerd wordt, zoals in het briefhoofd, op de website, de Gouden Gids of anders, dan heeft dat lid de plicht potentiële cliënten te verwijzen naar de VMNH website dan wel hen zelf via deze website te begeleiden op zoek naar een mediator, dan wel hen anderszins de ledenlijst van de VMNH te doen toekomen.
· Gedragscode 3
> Iedereen die optreedt namens de VMNH; haar leden of door de VMNH aangestelde personen die namens de vereniging mogen optreden naar derden, heeft de plicht potentiële cliënten te verwijzen naar de VMNH website dan wel hen zelf via deze website te begeleiden met het zoeken naar een mediator die in het door de derde aangegeven conflict of geschil zal moeten gaan optreden, dan wel hen anderszins de ledenlijst van de VMNH te doen toekomen.
Indien blijkt dat het betreffende (bestuurs)lid zich niet houdt aan een van de gedragscodes van de VMNH kan dit lid door het bestuur met onmiddellijke ingang worden geroyeerd. Indien het een persoon is die door het bestuur van de VMNH is aangesteld om contacten te onderhouden met derden, dan zal diegene onmiddellijk worden ontheven van zijn of haar taak, en wanneer er onkosten gemaakt moeten worden om dit bekend te maken naar derden, dan zullen deze kosten door de betreffende persoon (of organisatie) worden betaald. Alvorens buitenstaanders (geen leden) een representatieve taak krijgen van de VMNH, zal hen bovenstaande regel worden bekend gemaakt. Hij of zij zal derhalve een overeenkomst ondertekenen waar bovenstaande ook in staat vermeld.
Artikel 3
Op Artikel 6 van de statuten (ereleden) heeft dit artikel de volgende aanvullende werking
· Ereleden worden vrijgesteld van het betalen van de Jaarlijkse bijdrage of contributie gedurende hun leven.
· Ereleden hebben geen stemrecht in de Algemene Ledenvergadering.
· Indien de Algemene Ledenvergadering besluit tot het collectief aangaan van een contributie voor al haar leden aan een andere verenging zullen ereleden verplicht zijn het bedrag dat gemoeid is met deze afdracht als bijdrage aan de VMNH te voldoen
· Naast ereleden kent de VMNH ook Leden van Verdienste.
o Deze leden worden op voordracht ven minimaal twee leden van het Bestuur, of ten minste vijf gewone leden door de Algemene Ledenvergadering benoemd.
o Deze leden betalen de helft van de jaarlijkse contributie en blijven Lid van verdienste totdat zij hun lidmaatschap opzeggen, of de Algemene Ledenvergadering besluit om dit predikaat op te zeggen. Vanaf dat moment zullen zij weer verplicht worden om - indien zij lid willen blijven - de gehele bijdrage / contributie bij te dragen. Indien de Algemene Ledenvergadering besluit tot het collectief aangaan van een contributie voor al haar leden aan een andere verenging zullen de leden van verdienste verplicht worden het bedrag dat gemoeid is met deze afdracht als bijdrage aan de VMNH te voldoen
o Deze leden hebben stemrecht als ware zij gewoon lid
Artikel 4
Op Artikel 10 van de statuten (bestuur) heeft dit artikel de volgende aanvullende werking
· Het bestuur bestaat in principe uit vijf leden te weten: een voorzitter, secretaris, penningmeester en twee bestuursleden met een algemene functie.
· Een bestuursbenoeming is in principe voor drie jaar
o M.u.v. het eerste bestuur waar voor sommige bestuursleden een benoemingsperiode korter kan zijn ivm het op te stellen rooster van aftreden
· Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar voor een periode van drie jaar
· Na twee zittingsperiodes van drie jaar kan herbenoeming niet eerder plaats vinden dan na ommekomst van een periode van drie jaar
· Het bestuur stelt jaarlijks een rooster van aftreden op en brengt dat ter kennisname van de Algemene Ledenvergadering. Dit rooster word dusdanig opgesteld dat de voorzitter niet gelijktijdig aftreed met de secretaris of de penningmeester.
· Het bestuur vergadert tenminste vier maal per jaar
· Indien er een moment ontstaat dat door tussentijds vertrek of anderszins het nominale aantal leden op even uitkomt, dan neemt een van de andere bestuursleden de weggevallen functie waar.
· Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter de doorslaggevende stem
· Indien een bestuurslid gedurende zijn zittingsperiode meer dan twee bestuursvergaderingen na elkaar zonder opgaaf van reden niet aanwezig is, zal hij of zij worden ontheven van zijn of haar functie en als lid van het bestuur. De voorzitter, secretaris en/of penningmeester hebben gezamenlijk in dat geval het recht om het betrokken bestuurslid (-leden) te ontheffen van diens functie en verder toegang tot de bestuursvergadering te weigeren. Zij zullen dit melden in de eerst komende algemene ledenvergadering, waar alsdan definitief beslist wordt over het aftreden van de betrokken bestuurslid (-leden)
· Het bestuur is bevoegd zich door een deskundige te laten adviseren of voorlichten of commissies in te stellen.
De leden van een commissie worden benoemd en ontslagen door het bestuur. De commissies hebben een door het bestuur omschreven taak.
Elke commissie heeft een bestuurslid als contactpersoon. Dit bestuurslid kan bijeenkomsten van de commissie bijwonen doch heeft daarin geen stemrecht. Dit bestuurslid wordt regelmatig, tenminste driemaal per jaar, op de hoogte gehouden van wat speelt in de commissie. Commissies worden op de hoogte gesteld van de data van bestuursvergaderingen.
Artikel 5. Onkostenvergoedingen
Voor de leden van het bestuur, voor werkgroepleden en commissieleden is een onkosten vergoeding beschikbaar.
· Deze vergoeding is voor 2004 en 2005 vastgesteld op € 30, - per lid per bijeenkomst
· Het aantal bijeenkomsten dat deze vergoeding voor het bestuur beschikbaar komt is voor 2004 en 2005 gesteld op maximaal 5.
· Het bestuur kan het maximum aantal bijeenkomsten per jaar per werkgroep of commissie bepalen waarvoor deze vergoeding beschikbaar wordt gesteld.
Het aantal bijeenkomsten dat deze vergoeding voor de dinercommissie beschikbaar komt is voor 2004 en 2005 gesteld op maximaal 4.
·
Het bestuur zal jaarlijks in de algemene ledenvergadering melding doen van de werkgroepen en commissies waarvoor dit besluit geldt.
Voor zowel bestuursleden als werkgroep- en commissie leden geldt dat de, in opdracht van tenminste 2 bestuursleden – waaronder tenminste de voorzitter of de penningmeester - en met voorafgaande goedkeuring, gemaakte extra onkosten , zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten alleen zullen worden vergoed tegen overleggen van de betreffende nota’s en afrekeningen. De declaraties moeten uiterlijk binnen 30 dagen van de gemaakte kosten bij de Penningmeester zijn ingediend, tevens voorzien van een handtekening van een van de bij de werkgroep of commissie betrokken bestuursleden.
Artikel 6
Op de artikelen 14, 15 en 16 van de statuten (algemene ledenvergadering) heeft dit artikel de volgende aanvullende werking
· Volmachten voor de algemene vergadering dienen ten minste te vermelden: de naam en handtekening, dan wel een verwijzing naar een identiteitskenmerk van de volmachtgever en gevolmachtigde, alsmede de datum van de vergadering waarvoor de volmacht geldt. Volmachten dienen voor aanvang van de vergadering te worden overhandigd aan de voorzitter of diens plaatsvervanger
· Het stemmen in de vergadering geschiedt bij handopsteken. Indien zich geen duidelijke meerderheid aftekent, dan kan de voorzitter besluiten tot hoofdelijke dan wel schriftelijke stemming.
· De algemene vergadering kan deskundigen raadplegen of een commissie benoemen met een bijzondere taak. In dat geval zal een bestuurslid toe treden tot een dergelijke commissie
Artikel 7
Op Artikel 17 van de statuten (kascommissie)heeft dit artikel de volgende aanvullende werking
· De kascommissie controleert de boekhouding van de VMNH en brengt hier jaarlijks bij het vaststellen van de jaarrekening verslag over uit aan de algemene ledenvergadering.
· Een lid van de kascommissie kan maximaal drie jaar achter elkaar in functie zijn
· De kascommissie bestaat bij voorkeur uit drie leden
· Elk jaar treedt er een lid van de kascommissie af volgens een door de kascommissie op te stellen rooster van aftreden en vindt er door de algemene ledenvergadering een herbenoeming plaats dan wel de benoeming van een nieuw lid
· Na drie zittingsperiodes van een (1) jaar kan herbenoeming niet eerder plaats vinden dan na ommekomst van een periode van een jaar
Artikel 8
Inschakelen van externen.
· Indien het bestuur besluit om externe hulp in te roepen om bepaalde werkzaamheden te verrichten in het belang van de vereniging, dan zal zulks geschieden onder voorbehoud goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering en binnen het gestelde in de Statuten van de Vereniging.
· De werkzaamheden zullen nooit eerder mogen beginnen dan alvorens er een begroting hiervoor is ingediend en goedgekeurd door het voltallige bestuur.
· Indien er voor externe hulp geen begrotingspost is gemaakt op de door de Algemeen Ledenvergadering goedgekeurde jaarbegroting, dan zullen deze werkzaamheden een bedrag van € 2000, - niet mogen overstijgen.
Blijkt echter dat de kosten hoger zullen worden, dan dient er een extra Algemene ledenvergadering te worden bijeengeroepen, teneinde deze budget overschrijding, of begrotingsposten aanpassingen goed te keuren.
Artikel 9 Slotbepaling
· Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen.
Amsterdam, 9 december 2004.